15 minutes pour booster son efficacité pour atteindre ses objectifs
- livrefadel
- 30 mai 2024
- 8 min de lecture
Dernière mise à jour : 2 juin 2024
Pour gérer la surcharge de travail, deux mots d'ordre, organisation et concentration, voici quelques conseils pour optimiser. Vous terminez votre journée tard, parfois avec le sentiment d' avoir beaucoup travaillé et peu avancé, tout vous semble urgent et vous avez l’impression d’être constamment débordé, voici deux méthodes simples pour sortir la tête de l'eau.
Matrice Eisenhower: productivité et gain de temps
En matière de gestion du temps et d’organisation, la matrice d’Eisenhower est un outil incontournable et simple d’utilisation. Ses quadrants facilitent l’aide à la décision pour prioriser ses tâches. Découvrez de quoi il s’agit, quels en sont les domaines d’application et comment l’utiliser efficacement.
Définir ses priorités avec la matrice d’Eisenhower
Savoir définir ses priorités est la clé de l’efficacité, cela permet de garder ses objectifs à l’esprit et de concentrer son énergie de manière à mener ses projets dans les temps priorisés.
La matrice d’Eisenhower vous propose de prioriser les tâches en fonction de leur degré d’importance et d’urgence.
Qu’est-ce que la matrice d’Eisenhower?
La matrice d’Eisenhower est un outil de gestion du temps et d’organisation personnelle qui classe les tâches selon leur importance et leur urgence dans quatre quadrants. Ce classement permet de définir ses priorités, se focaliser sur les tâches prioritaires, de reporter ou de déléguer ce qui doit l’être.
Présentation des 4 quadrants de la matrice
Quadrant 1 : les tâches importantes et urgentes,
Le premier quadrant comprend les tâches importantes et urgentes, qui requièrent une attention et une action ultra rapides - voire immédiates. Ce sont des activités qui exercent un impact sur vos objectifs. Les tâches importantes et urgentes sont à faire tout de suite et par soi-même par exemple des appels/ courriels importants et devant être traités rapidement
Quadrant 2: les tâches importantes, mon non urgentes
Les missions n’ayant pas d’échéance proche, mais qui revêtent un certain degré d’importance. Elles sont à planifier sur les semaines à venir
Quadrant 3: les tâches non importantes, mais urgentes
Cela peut être des éléments perturbateurs qui nécessitent une attention immédiate, mais qui n’ont pas réellement d’impact sur notre travail. Vous pouvez les déléguer à une tierce personne.
Quadrant 4: les tâches non importantes et non urgentes
Ce sont des éléments parasites et inutiles que vous devez éliminer autant que possible pour plus d’efficacité (surf sur internet, notifications intempestives, etc.).
Qu’est-ce que la gestion de la charge de travail?
La gestion de la charge de travail est le processus d’identification, de hiérarchisation et de répartition des tâches, des responsabilités et des ressources au sein d’une équipe pour mener à bien les projets et atteindre les objectifs fixés.
Le processus comporte deux volets, d’une part la planification, c'est-à -dire l’identification et l’allocation des ressources nécessaires (telles que le temps, le personnel, le budget et le matériel) pour mobiliser les équipes et activer le projet. D’autre part, il y a les flux de travail, c'est-à -dire la définition des rôles, des attentes et la mise en place d’une structure et de système qui permettent aux membres de l’équipe de mieux travailler ensemble pour mener à bien des projets de manière cohérente.
Gérer sa charge de travail
Gérer sa charge de travail avec une méthode limitée et une autre approche visant à gérer votre temps lorsque vous êtes surchargé. Elle consiste à réaliser un to do liste améliorée, en suivant des étapes précises:
Comment partager toutes les tâches prévues au cours de votre journée:
Rendez-vous client
Appels téléphonique
Gestion des emails
Rédaction, compte-rendu
Déjeuner
Sans oublier les imprévus qui font partie intégrante de votre mission.
Pour les gérer sereinement
Réservez-les du temps, par exemple, ne prévoyez pas plus de 6h de travail sur une journée de 8h,
choisissez par ordre de priorité pour déterminer les tâches à réaliser en premier.
Posez -vous la question, si je ne devais faire qu’une seule chose pour mener à bien ma mission, quelle serait-elle?
Continuez avec les autres tâches en fonction du poids de chacun ou chacune en gardant en tête l’ordre de la mission globale.
Enfin vous indiquerez, par tâche, le temps que vous comptez y consacrer, comptez par exemple 10 minutes pour un appel téléphonique, 15 minutes pour la rédaction d’un email…
Quelques conseils pour optimiser les résultats de votre travail
Vous trouverez dès le départ à l’illusion d’effectuer des tâches gargantuesque dans un le larce de temps inadapté et c’est parti pour une journée de travail efficace.
Vous souhaitez atteindre vos objectifs de travail en étant pleinement efficace, pour cela deux mots d’ordre”Organisation et Concentration”.
Voici quelques conseils pour les optimiser:
Faire des To Do lists efficaces
Pour optimiser votre organisation et vous libérer de la charge mentale, ne négligez pas le bénéfice du traditionnel To Do lists, mais clarifiez toujours vos listes pour les rendre efficaces.
Pour chaque élément listé, demandez-vous s' il y a une action qui correspond? Si la réponse est non, supprimez l’élément ou placez-le dans un dossier. Si la réponse est oui, déterminez l’action concrète, elle prend moins de 2 minutes, faites-là immédiatement; plus de 2 minutes, déléguez là ou placez là dans un dossier à faire. Si elle emporte plusieurs tâches, transformez -là en projet.
Une tâche à la fois
Aujourd’hui, le travail a perdu son unité de temps et de lieu, cela vous semble néfaste, au contraire, vous pouvez en tirer profit pour booster votre efficacité professionnelle. Pour cela, optez pour la méthode GTD Getting Thinks Done, celle-ci propose à organiser le travail par contexte, en appliquant les règles du mono, une tâche à la fois pour ne pas s'éparpiller. Par exemple, une commerciale Léa, ses tâches ne dépendent pas d'être dans un bureau, comme appeler un client. Sur une liste de téléphone, elle peut donc noter le numéro du client. Elle pourra prévoir de consulter sa liste de téléphone durant les plages horaires où elle est en déplacement, et ainsi continuer à avancer dans son travail.
Optimiser sa concentration au bureau ou chez soi
Tout au long de votre journée au travail, apprenez à maintenir un équilibre entre les besoins d’efficacité collective et les besoins de votre concentration personnelle. Pour les tâches complexes, bloquez les plages d’horaires, coupez les notifications, notamment celles des réseaux sociaux. Séparez les moments où vous travaillez et aux moments où vous ne travaillez pas. Ne rédigez pas vos emails en déjeunant par exemple. En open space, comme en télétravail, évitez absolument de vous rendre 100% disponible en permanence. Ne répondez pas instantanément à toutes les sollicitations extérieures y compris lorsqu’ils sont les faits de vos collègues, gardez en tête que votre mémoire de travail immédiat ne peut traiter que sept à neufs informations simultanées. Pour éviter la surcharge cognitive, ménager votre cerveau.
En télétravail enfin, il n’est pas rare que le salon ou la chambre fasse office de bureau. Pour bien dissocier une vie privée et une vie professionnelle, prévoyez un espace de travail, même petit, ainsi, vous pouvez travailler au calme et évidemment déconnecter
en quittant cet espace le soir. Espace, temps, tout est sous-contrôle, vous voilà prêt pour optimiser votre travail.
Optimiser le travail en équipe à l’aide d’outils collaboratifs
Travailler en équipe est souvent bénéfique et favorise l’innovation mais si le projet, la communication ne sont pas optimales, vous risquez de perdre du temps et de l’énergie. Voici deux outils pour mener un travail collectif et efficace , s’organiser en équipe avec le Kanban.
Dans le cadre d’un projet, vous avez parfois du mal à vous y retrouver dans le cadre de la multitude des tâches à réaliser. La méthode primaire KANBAN, qui signifie panneau, permet de s'organiser pour ne pas perdre en efficacité. Utiliser seul, cette méthode comporte de nombreux bénéfices, d’apporter un aspect dynamique et ludique à la gestion d’un projet. Pour construire votre KANBAN, partager l’espace de quatre colonnes.
A faire En cours En attente Terminée
Noter chacune des tâches à effectuer sur un poste, puis répartissez-les dans les différentes colonnes. Vous pouvez compléter votre KANBAN, en le détaillant plus ou moins en indiquant l’avancement d’une tâche, avec un postic, pensez à mettre à jour régulièrement votre tableau, en déplaçant les postics d'une colonne à une autre en fonction de l’avancement du projet.
Pour un projet collaboratif, il existe des outils digitaux performants, Trello de Team Gant, ceci permet de partager vos KANBAN. Ainsi, vous pouvez affecter à chaque tâche, une ou plusieurs personnes, ainsi tous les membres d’une équipe auront une vision commune du projet.
Qu’est-ce qu’un tableau Kanban?
Un tableau Kanban est un outil de gestion de projets physique ou numérique conçu pour aider à visualiser le travail, limiter le volume de travail en cours et à optimiser l’efficacité
(ou flux). Ces tableaux peuvent aider les équipes à mettre de l’ordre dans leur travail quotidien. Les tableaux Kanban ont recours à des cartes, à des colonnes et à l’amélioration continue pour aider les équipes technologiques et de service à s’engager sur une quantité de travail appropriée, puis à la réaliser!
Optimiser ses réunions
Un temps incontournable, ce transfert en équipe, si celle-ci est indispensable, elle peut
s’avérer très chronophage et fastidieuse. Pour l’optimiser et essouffler un dynamisme, pensez au MIND MAPPING. Cette méthode peut mobiliser toute l’équipe et de visualiser rapidement les problèmes, les solutions et les tâches à effectuer. Certains outils comme MIND MASTER, MIRO permettent de visualiser lors des réunions à distance. Les participants peuvent participer, échanger, voir modifier la carte mentale en direct. Enfin que ce soit en présentiel ou à distance. Récoltez les idées de vos collaborateurs en les centralisant grâce à des mûrs collaboratifs type Padlet. Padlet est un support gratuit, c’est un outil collaboratif qui vous permet de créer et de partager un mur de messages, plusieurs personnes peuvent ainsi accéder à ce mur. Padlet permet de partager tout type de média. Ces outils s’avèrent très utiles, non seulement en amont pour préparer une réunion, mais aussi, en aval pour concrétiser une séance, de quoi rendre une réunion efficace.
Tirer la meilleure partie des outils digitaux - efficacité et professionnelle
Formidable levier professionnel, les outils digitaux peuvent se transformer en voleur de temps. Voyons comment retirer la meilleure partie possible pour plus d’efficacité au travail.
Gérer les E-mails
Traiter 50 emails professionnels prend jusqu’à 3h00, il est donc nécessaire de définir quelques règles d’utilisation:
Tout d’abord consultez votre messagerie par période et à des horaires fixes 8h00 11h00 - 14h00,3 à 4 fois par jour, suffisent pour atteindre des réponses dans un temps correct
Traiter efficacement chaque message reçu, répondez rapidement aux messages qui ne nécessitent pas plus de 3 minutes de traitement et convertissez les autres en action future, à planifier dans votre agenda. Enfin, répondre aux messages inutiles.
Utiliser efficacement les outils digitaux en télétravail
Dans le cadre d’un travail à distance, vous risquez d’être envahi par les multiples outils digitaux à votre disposition. Pour estimer le meilleur parti, gardez toujours vos objectifs en tête et orientez toujours l’utilisation des outils de façon à y répondre. Tout d’abord, veillez à disposer des outils nécessaires, accéder à vos documents. Privilégiez ceux qui permettent de fluidifier le travail en équipe. Service de partage de document comme Drive ou OneDrive, ou encore un outil de Gestion de projet Trello, est un outil gratuit qui permet de rassembler vos tâches, vos coéquipiers et vos outils, centraliser tout votre contenu, même dans une équipe distribué ou Team Gantt qui est un logiciel de collaboration et de planification de projet pour les équipes, facile à utiliser. Optimisez votre communication, fini les envois d’e-mail infinis ou de réunions interminables.
La clé est de disposer d’outils de communication adaptés à vos besoins, pour des échanges rapides, par exemple une messagerie instantanée de groupe telle que Teams ou Slack fera parfaitement l’affaire.
Assurer une veille digitale
Au travail, nous faisons tout la veille, sans forcément savoir et nous perdons du temps à vouloir tout lire pour ne rien rater. Comment alors ne pas se disperser et rester efficace. Certains outils permettent d’automatiser sa veille, vous pouvez par exemple, programmer des alertes, afin de surveiller un sujet à partir d’un mot-clé ou encore recourir à un flux RSS permettant d’obtenir de nouveau contenu d’un site au fur à mesure qui est publié. Si vous optez pour l’inscription à la Newsletter, veillez à ce qu'elle soit modérée et pertinente.
Vous avez toutes les clefs en main pour un usage efficace du digital.
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